Archivage électronique au Maroc : le guide pour digitaliser les documents de l’entreprise

L’archivage électronique consiste à numériser, classer et conserver les documents de l’entreprise sous forme numérique, pour les retrouver rapidement et garantir leur intégrité dans le temps. Au Maroc, factures, contrats, dossiers du personnel et correspondances s’accumulent encore souvent dans des classeurs : un logiciel de GED comme ArchiDoc permet de les centraliser et de les retrouver en quelques secondes.

Archivage électronique, GED, numérisation : quelles différences ?

• La numérisation transforme un document papier en fichier (PDF ou image), avec un scanner ou un téléphone.
• La GED (gestion électronique des documents) organise ces fichiers : classement, recherche, droits d’accès, versions et partage.
• L’archivage électronique conserve les documents dans la durée, en garantissant qu’ils restent intègres, lisibles et accessibles aux seules personnes autorisées.

Dans la pratique, une entreprise a besoin des trois : numériser l’existant, organiser le flux quotidien, puis conserver ce qui doit l’être.

Pourquoi digitaliser les archives de l’entreprise ?

• Retrouver un document en quelques secondes au lieu de fouiller des classeurs.
• Partager un dossier entre services ou entre agences sans copies papier.
• Limiter les pertes, les doublons et les risques liés à l’humidité, au feu ou aux déménagements.
• Contrôler qui consulte quoi, grâce aux droits d’accès et à l’historique des actions.
• Libérer l’espace de bureau occupé par les archives.

Le cadre légal au Maroc

Plusieurs textes encadrent les documents numériques et leur conservation :

• La loi n° 53-05 relative à l’échange électronique de données juridiques reconnaît l’écrit électronique, à condition que son auteur puisse être identifié et que son intégrité soit garantie.
• La loi n° 43-20 relative aux services de confiance pour les transactions électroniques encadre notamment la signature électronique et l’horodatage.
• La loi n° 09-08 protège les données personnelles : les documents qui en contiennent (dossiers RH, données clients) doivent être sécurisés, et leur traitement déclaré auprès de la CNDP lorsque c’est requis.
• Le Code de commerce prévoit la conservation des documents comptables et des pièces justificatives pendant dix ans.

La valeur d’une copie numérique dépend du type de document et de son usage : certains originaux papier doivent encore être conservés. Faites valider votre politique d’archivage par votre comptable ou votre conseiller juridique.

Combien de temps conserver ses documents ?

Les durées varient selon la nature du document. Les documents comptables et les pièces justificatives (factures, relevés, journaux) se conservent dix ans selon le Code de commerce. Pour les contrats, les dossiers du personnel ou les documents fiscaux, les durées dépendent des textes applicables : établissez un tableau de conservation par type de document avec votre conseiller.

Les étapes d’un projet d’archivage électronique

• Faire l’inventaire des documents : types, volumes, services concernés, papier et numérique.
• Définir le plan de classement : dossiers, catégories, nommage et mots-clés.
• Fixer les droits d’accès : qui peut consulter, modifier ou supprimer chaque catégorie.
• Numériser l’existant, en commençant par les documents les plus consultés.
• Organiser le flux quotidien : chaque nouveau document est importé et classé dès son arrivée.
• Former les équipes et vérifier régulièrement que le classement est respecté.

Ce qu’apporte un logiciel comme ArchiDoc

ArchiDoc est une plateforme de GED en SaaS conçue par Mohtaoua, accessible sur le web, iOS et Android. Les documents importés depuis un scanner, un e-mail ou un téléversement passent par l’OCR (reconnaissance du texte), une classification par IA et une indexation.

• Recherche par mot-clé dans le contenu des documents, grâce à l’OCR.
• Un assistant IA pour poser une question sur vos documents.
• Accès par rôle, chiffrement des données et journal d’audit pour chaque document.
• Utilisation sur ordinateur et sur mobile (iOS et Android).

Un document classé dès son arrivée est un document que l’on retrouve en quelques secondes.

Combien coûte l’archivage électronique ?

Le coût dépend du volume de documents, du nombre d’utilisateurs et de la numérisation éventuelle de l’existant. Pour ArchiDoc : formule Basic à 299 MAD par mois (jusqu’à 5 utilisateurs, 100 Go, 1 000 scans OCR), formule Professionnel à 399 MAD par mois (utilisateurs illimités, 1 To, OCR illimité), et formule sur mesure sur devis (hébergement dédié, numérisation, SLA).

Par où commencer ?

Commencez par un service ou un type de document très consulté (factures fournisseurs, contrats, dossiers RH), puis étendez progressivement. Pour voir ArchiDoc sur vos propres documents, demandez une démonstration ou découvrez nos logiciels et produits digitaux et notre pôle IA & automatisation.

Cet article présente des informations générales, à jour au 22 octobre 2026 ; il ne constitue pas un conseil juridique.